Die Aufbewahrung von Dokumenten ist eine zentrale IT-Compliance-Anforderung. Steuerrecht und Handelsrecht bestimmen, welche Schriftstücke von Unternehmen wie lange aufbewahrt werden müssen.

Handelsrecht

§ 257 Abs. 1&2 HGB fordert die Archivierung von Handelsbüchern, empfangenen Handelsbriefen sowie Wiedergaben von versendeten Handelsbriefen und Buchungsbelegen. Unter Handelsbüchern sind in diesem Fall alle "Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen" (§ 257 Absatz 2 HGB) zu verstehen. Diese Formulierung macht schon klar, dass die Aufbewahrungspflicht hier ziemlich weitreichend ist. Alle Schreiben, die die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben, sind davon betroffen. Der Begriff des Schriftstücks darf dabei ebenfalls nicht zu eng gefasst werden. Neben Briefen und Faxen sind darunter auch E-Mails zu verstehen.

Konkret aufzubewahren sind Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mängelrügen, Reklamationsschreiben und ähnliche Schreiben. Nicht unter die Regelung des HGB fallen dagegen Flyer, Werbeschreiben, Prospekte oder Newsletter.

Steuerrecht

§ 147 Absatz 1 AO regelt die steuerrechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung. Davon sind Bücher und Aufzeichnungen, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben versendeter Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und alle weiteren für die Besteuerung wichtigen Unterlagen betroffen. Auch hier hat man es mit einer eher schwammigen Aussage zu tun: "Alle weiteren für die Besteuerung wichtigen Unterlagen" lässt relativ viel Platz zur Interpretation. Geschäftsbriefe sind dagegen genau definiert. Dabei handelt es sich um schriftlich fixierte Mitteilungen eines Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten an Dritte außerhalb der Gesellschaft und der Gesellschafter. Das können also Preislisten, Auftragszettel, Bestellscheine, Lieferscheine, Frachtbriefe, Kostenvoranschläge, Bestätigungsschreiben, Verträge, Rücktrittserklärungen, Rechnungen, Quittungen, Mahnungen und vom Kaufmann ausgestellte Schecks oder Wechsel sein. Doch nicht nur Schreiben an Externe sind davon betroffen. Auch aufbewahrungspflichtig sind an Mitarbeiter gerichtete Schriftstücke, soweit ein Mitarbeiter als Vertragspartner betroffen ist.

Natürlich sind auch Rechnungen aufzubewahren. § 14b Abs. 1 UStG regelt, dass Kopien von ausgestellten Rechnungen und die Originale der eingegangenen Rechnungen aufgehoben werden müssen. Elektronische Rechnungen benötigen eine digitale Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15 Absatz 1 SigG.

Wie lange muss archiviert werden?

HGB und AO legen fest, dass Bücher und Buchungsbelege zehn Jahre, andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Das UStG legt für Rechnungen ebenfalls eine Frist von zehn Jahren fest. Schreibt ein anderes Steuergesetz eine kürzere Aufbewahrungszeit vor als die AO, gilt die kürzere. Kürzere Fristen anderer Gesetze bleiben unberücksichtigt. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet niemals vor der steuerlichen Festsetzungsfrist.

Die Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung/das Schreiben ausgestellt wurde.

Branchenbezogene Gesetze oder betriebsinterne Regelungen können unter Umständen eine noch längere Aufbewahrung erfordern. Die Krankengeschichtenverordnung, die Röntgenverordnung und die Strahlenschutzverordnung sehen für Krankenhäuser und Ärzte z.B. in einigen Fällen Fristen von bis zu dreißig Jahren vor.