E-Mail-Compliance ist kompliziert, Archivierung aufwändig und risikobehaftet. Der Faktor Mensch sorgt für Unsicherheit. Niemand weiß genau, welche E-Mails man aufbewahren muss und welche man löschen kann. Vollständige Sicherheit bei der E-Mail-Archivierung gibt es nicht.

Richtig?

Falsch. Denn es gibt einen einfachen Weg, dafür zu sorgen, dass keine E-Mail verloren geht: alle E-Mails archivieren – und zwar schon bevor ein Mitarbeiter die Chance bekommt, sie zu verändern, also direkt am Mail-Server. Wie ein Flugschreiber alle wichtigen Flugdaten in ein schwarzes Kästchen schreibt, werden die E-Mails unveränderlich in einen Speicher geschrieben und nur im Notfall wieder herausgeholt. Diese Technologie nennt sich Mail-Recording und wird im HP osMR genutzt.

Das Blackbox-Prinzip

Der HP osMR sichert alle eingehenden und ausgehenden E-Mails einschließlich Anhängen Bit-genau, ohne die Mailserver zu belasten. Alle Daten erhalten einen SHA HMAC 512 Bit Hashwert, um gegen unautorisierte Veränderungen geschützt zu sein, und werden auf einem iCAS Speicher gesichert. iCAS steht für "integrated Compliant Archiving Solution". Es handelt sich dabei um eine Lösung, die bereits vorhandenen Speicher in Unternehmen adressieren kann und damit die Möglichkeit bietet, diesen Speicher zu einem rechtskonformen Archiv auszubauen. Erreicht wird dies in erster Linie durch die integrierte zertifizierte und patentierte CSC-Technologie (Content Storage Container). iCAS-Speicher sind revisionssicher.

Muss auf die Daten im Falle einer Prüfung wieder zugegriffen werden, lässt sich das Archiv nach dem Vier-Augen-Prinzip wieder öffnen. Zwei Personen mit unterschiedlichen Passwörtern können den Zugriff freigeben. Die E-Mails sind dann mit einer leistungsfähigen Suchmaschine auffindbar und können in vielen Formaten abgespeichert werden. Für den Zugriff genügt ein einfacher Web-Browser.

Einfache Installation, unauffälliger Betrieb

Der HP osMR ist innerhalb weniger Stunden installiert und läuft anschließend unauffällig im Hintergrund. Da der HP osMR in Java programmiert wurde, funktioniert er in allen Umgebungen mit JavaVM. Die bestehenden Systeme werden von HP osMR nicht belastet.