Verschärfte behördliche Vorschriften und der höhere Wettbewerbsdruck zwingen Unternehmen dazu, ihre Prozesse zu verschlanken und dabei dem Qualitätsmanagement gerecht zu werden. Hier helfen ECM-Softwarelösungen: Die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systeme können Unternehmensinformationen intelligent verwalten und Prozesse beschleunigen.

Compliance stellt hohe Anforderungen an die Validierung der IT-Systeme und -Prozesse. Zu den für alle Unternehmen bindenden gesetzlichen Anforderungen für handels- und steuerrelevante Dokumente kommen je nach Branche noch weitere Normen hinzu, die nicht minder streng sind. Um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, muss ein Unternehmen Informationen deshalb schnell und sicher finden, verwalten und nachhaltig unveränderbar archivieren – wann, wo und in welchem Format auch immer sie generiert wurden. Das ist unter anderem auch der Zweck des Enterprise Content Management (ECM).

ECM unterstützt alle organisatorischen Prozesse

ECM umfasst herkömmliche dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Scanning, Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow sowie Archivierung und verbindet die Host- und Client-Welt mit Content Management sowie Portal- und anderen Internet-Technologien. In Kombination mit einem Workflow und durch die Integration in bestehende Anwendungen gehören ECM-Systeme zu den wichtigsten Bestandteilen einer Compliance-Lösung. Die Workflows minimieren einerseits Geschäftsrisiken, weil sie definierte Verfahren und Kenntnisnahme-Prozesse einsetzen sowie die Vollständigkeit der Dokumentation überwachen. Andererseits können Unternehmen mit Workflows flexibel auf geänderte Vorgaben oder Geschäftsabläufe reagieren. Das ist besonders wichtig, weil die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ein kontinuierlicher Prozess ist, der organisiert und überwacht werden muss.

Einheitliche Plattform für Informationen

ECM-Lösungen unterstützen die Dokumentation aller betrieblichen Vorgänge wie Erwerb, Herstellung, Prüfung, Freigabe, Lagerung, Einfuhr und Verkauf von Produkten. Die strengen gesetzlichen Bestimmungen für die Dokumentation dieser Vorgänge garantieren ECM-Systeme durch hohe Sicherheitsmaßnahmen und eine detaillierte Protokollierung aller Vorgänge. Daraus ergeben sich zwei Herausforderungen für die Hersteller von ECM-Software. Ihre Lösungen müssen Prozesse beschleunigen, gleichzeitig aber sämtliche Abläufe und Verfahren akribisch dokumentieren.

Zu den Aufgaben einer ECM-Lösung gehört es, Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen wie Zulassung, Qualitätsmanagement oder Produktion zu verteilen, mehrstufig zu bearbeiten, revisionssicher zu archivieren und unternehmensweit den berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Durch die Übergabe von Dokumenten an ein integriertes Workflow-System lassen sich Geschäftsprozesse dann vollständig abbilden. Eine ECM-Lösung bietet im Idealfall auch ein integriertes Versionsmanagement, das eine umfassende Änderungsverfolgung ermöglicht. Daten, Dokumente und Reports werden über Schnittstellen mit den übergeordneten Systemen wie ERP abgeglichen.

Transparente Geschäftsprozesse

Compliance und ECM ergänzen sich gegenseitig: Eine ECM-Lösung hilft dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, gleichzeitig unterstützt Compliance die Optimierung der Prozesse. Das macht Geschäftsvorgänge transparenter und sicherer. Zudem sorgt dies für schnelle Verfügbarkeit von Informationen bei revisionssicherer, redundanzfreier Archivierung. Unternehmen können mit ECM-Systemen im Fall der Fälle eindeutig nachweisen, welche Information wann von wem wie bearbeitet wurde. Und da sich die Bearbeitungsprozesse mit Hilfe von ECM-Lösungen entsprechend den gesetzlich bestehenden Regeln strukturieren lassen, kann sichergestellt werden, dass man nicht vor Gericht das Nachsehen hat.