Das Fahrzeugbauunternehmen Goldhofer AG ist ein weltweit anerkannter Spezialist auf dem komplexen Gebiet der kombinierten Transporte. Mit einer breiten Produktpalette von Fahrzeugen für Straßen-, Schwerlast- und Spezialtransporte deckt sie die unterschiedlichsten Anforderungen für jede Transportaufgabe ab. Auf dem rund 100.000 qm großen Betriebsgelände in Memmingen fertigen etwa 500 Mitarbeiter Fahrzeuge für einen Nutzlastbereich von 7 bis 10.000 Tonnen.

Die Goldhofer AG suchte eine IT-Lösung, um die zunehmenden regulatorischen Vorgaben für eine transparente und vollständige Dokumentation in Bezug auf steuerrelevante Informationen (GDPdU, GoBS, etc.) zu erfüllen. Gleichzeitig sollten die Arbeitsprozesse erleichtert werden. Ziel war eine höhere Transparenz der Geschäftsvorgänge, um umfassende Compliance zu gewährleisten und das Qualitätsmanagement zu verbessern.

Den Weg zu Compliance freimachen

Aufgrund eines in den Medien veröffentlichten Vergleichs von ECM-Systemen wurde die Goldhofer AG auf das Enterprise Content Management System des Berliner Unternehmens OPTIMAL SYSTEMS aufmerksam.

OS|ECM bietet umfassende Möglichkeiten, rechtliche Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Dazu gehören neben der Verwaltung und revisionssicheren Archivierung aller Informationen sowie den umfassenden Dokumentationsmöglichkeiten aller Geschäftsvorgänge die Einbindung einer elektronischen Signatur und eine ausführliche Protokollierung aller Vorgänge. Die Steuerung des Dokumentenflusses und die Abbildung von Freigabeprozessen über Workflows sowie die vorhandenen Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen waren weitere wichtige Gründe, sich für die Lösung von OPTIMAL SYSTEMS zu entscheiden.

"Besonders interessant fanden wir die Erweiterbarkeit von OS|ECM aufgrund seines modularen Aufbaus. Diese Flexibilität wird zusätzlich durch eine integrierte Entwicklungsumgebung für Skripte unterstützt", so Michael Feneberg, Anwendungsentwickler/Projektleiter DMS bei der Goldhofer AG.

Schnittstellenstärke

Das Projekt wurde von der OPTIMAL SYSTEMS Handel und Industrie Systemhaus GmbH (Hüfingen) realisiert, eine der sieben Tochtergesellschaften der Firmengruppe OPTIMAL SYSTEMS. Die Einführung des Systems erfolgte im Rahmen einer Optimierung der EDV-Landschaft im Unternehmen. Die Projektinhalte wurden im Rahmen einer eingehenden Beratung und Analyse im Vorfeld definiert und anschließend in kleine Teilprojekte untergliedert, um sie letztendlich fokussiert umsetzen zu können.

Parallel wurden die ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV® (ehemals Microsoft Business Solutions - Navision) sowie der Produktkonfigurator camos.Configurator des Unternehmens Camos eingeführt. Beide Systeme erzeugen Dokumente, die einerseits rechtliche Relevanz haben, anderseits wegen ihres Inhalts auch unternehmensweit von Interesse sind und deshalb sicher und zeitnah zur Verfügung stehen müssen. Während OS|ECM seitens Microsoft Dynamics NAV® vornehmlich zur Ablage und Recherche verwendet wird, stellt es dem camos.Configurator Dokumente aus anderen EDV-Systemen zur Verfügung.

Bei der Goldhofer AG greifen die beiden Systeme Microsoft Dynamics NAV® und Camos sowie die Office-Anwendungen zur Druckaufbereitung auf ein Outputmanagement-System zurück. Dieses wurde mit Funktionen ausgestattet, die eine Auslagerung der aufbereiteten Dokumente nach OS|ECM ermöglichen.

Der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung und -bearbeitung wurde für digitalisierte Rechnungsbelege angepasst. OS|ECM deckt jetzt den gesamten Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ab.

Die Schulung und Einarbeitung der Mitarbeiter erfolgte individuell und abhängig vom jeweiligen Teilprojekt. Die Benutzer wurden themenbezogen und je nach Bedarf anhand von Praxisfällen an das System herangeführt. Dabei erfolgte die Schulung der Mitarbeiter durch die eigenen IT-Mitarbeiter der Goldhofer AG.

Ein Jahr nach Projektstart haben bereits 140 Benutzer Zugang zu unterschiedlichen Informationsstrukturen in OS|ECM, das in der Logistik, der Buchhaltung und der Projektierung eingesetzt wird. Der verbesserte Informationsfluss wird innerhalb des gesamten Unternehmens genutzt.

Schnelligkeit und Transparenz

Vor Einführung von OS|ECM erfolgte die Ablage der Dokumente abteilungsbezogen oder in dem jeweiligen System, in dem die Dokumente erstellt wurden. Jetzt werden sie informations- bzw. themenbezogen abgelegt, wodurch die Transparenz innerhalb des Unternehmens deutlich erhöht wird. Alle Informationen zu einem Kontext werden jetzt per Tastendruck zeitnah angezeigt.

Durch den Einsatz von OS|ECM werden bei der Goldhofer AG die Arbeitsprozesse beschleunigt und das Unternehmenswissen langfristig sicher archiviert. Compliance ist kein Schreckensbegriff mehr, sondern wird zu einem Teil der täglichen Abläufe: Sämtliche Informationen werden entsprechend der rechtlichen Verpflichtungen aufbewahrt und Protokolle, z.B. von Produktionsprozessen und deren Umgebungsbedingungen, nachhaltig gesichert.

Die Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen hat sich insgesamt stark verbessert. Informationen, die früher papiergebunden von einem Mitarbeiter betreut wurden, können jetzt arbeitsplatzunabhängig abgerufen und bearbeitet werden. Mit dem neuen Konzept der organisationsübergreifenden Bereitstellung von Informationen entlastet OS|ECM die vorhandenen operativen DV-Systeme. Eine Erhöhung der Transparenz bei den Geschäftsvorgängen machte sich ebenfalls schnell bemerkbar. So wurde die Kontrolle der sich im Umlauf befindlichen Rechungen einfacher, da diese in digitaler Form vorliegen.

"Die Lösung von OPTIMAL SYSTEMS zeichnet sich durch seine Flexibilität aus, womit sich relativ unkompliziert die Anforderungen und Bedürfnisse der Benutzer anpassen lassen", so Feneberg. "Es gibt viele Möglichkeiten, OS|ECM an die Erfordernisse der Benutzer anzupassen. Das System ist universell einsetzbar, branchenspezifische Restriktionen sind nicht vorhanden."

Künftig werden verstärkt die Workflow-Funktionalitäten von OS|ECM in Abhängigkeit der neuen EDV-Landschaft zum Einsatz kommen. Zudem wird das System in weiteren Abteilungen (Kundenservice und weitere administrative Bereiche) an Bedeutung gewinnen.

Durch die digitale Archivierung sämtlicher Fahrzeugakten im Kundendienst lassen sich zukünftig die Suchzeiten drastisch reduzieren und Kundenanfragen noch schneller bearbeiten.

Die OPTIMAL SYSTEMS-Unternehmensgruppe wurde 1991 in Berlin gegründet und beschäftigt zurzeit ca. 220 Mitarbeiter an sieben Standorten. Die Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS sind bei über 800 Kunden in sämtlichen Branchen in Deutschland und weiteren europäischen Ländern im Einsatz: in Industrie- und Dienstleistungsunternehmen genauso wie in Kliniken oder öffentlichen Verwaltungen.

Mit OS|ECM bietet OPTIMAL SYSTEMS eine zentrale Informationsmanagement-Plattform, um Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren - wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden.

Weitere Informationen: www.optimal-systems.de